AI議事録ツールのセキュリティ｜情シスがいない会社の確認10項目と8ツール比較【漫画でわかる】
AI議事録ツールは、機能より先に「録音と文字起こしのデータがどう扱われるか」で選びます。順番は、①3つのタイプ（アプリ型・Web会議に付いている機能・レコーダー型）から自社に合うものを選ぶ → ②10の確認項目を各社の公式の説明で確かめる → ③録音の前に、参加者にひとこと伝える、です。
会議の録音には、参加者の声や名前、取引先の話、ときには金額や図面の話まで入ります。チャットに文章を貼るより、入る情報が多いと考えておくと判断を誤りにくくなります。もれる入口は、おもに「AIの学習に使われる」「共有リンクから社外に広がる」「退職した人のアカウントに残る」の3つです。この記事の10項目は、その入口をふさぐための確認です。
この記事で分かること
- AI議事録ツールの3つのタイプと、向いている会社
- 公式の説明で確かめる10項目（印刷して使えるチェック表つき）と、8つのツールで確かめた結果
- SSOがない小さな会社の最低限と、録音の前のひとことの例
『ミナト精密のAI係』「議事録、AIで？」
漫画の内容を文字で読む
- 1コマ目：会議室。ノートパソコンを開いた佐野くん「議事録、AIで自動で作れますよ」
- 2コマ目：身を乗り出す港社長「いいな！明日から会議は全部録ろう！」
- 3コマ目：考えこむかおり（心の声）「録音したデータって、どこに行くんだろう……」
- 4コマ目：窓辺のホウ先生「選ぶ前に、確かめることが10ある。それだけじゃよ」
結論：まず3つのタイプから選ぶ
結論：AI議事録ツールは、「アプリ型」「Web会議に付いている機能」「レコーダー型」の3つに分けて考えると選びやすくなります。どれを選んでも、確かめる10項目は同じです。
| タイプ | どんなものか | 向いている場面 | 気をつけたいこと |
|---|---|---|---|
| アプリ型 | パソコンやスマホのアプリ・Webサービスで録音し、文字起こしと要約をする | Web会議も対面の打合せも、ひとつのツールで記録したい | 個人で勝手に登録されやすい。会社のアカウントで管理する |
| Web会議に付いている機能 | 会社で使っているWeb会議サービスの、文字起こし・要約の機能 | 会議の多くがWeb会議で、すでに会社で契約している | 対面の会議には使えない。機能の設定が管理者の画面にあることが多い |
| レコーダー型 | 録音用の小さな機器で録り、スマホのアプリやクラウドで文字起こしする | 工場や現場の対面の打合せ、朝礼など、パソコンを開かない場面 | 機器の紛失。録ったデータがどのクラウドに送られるか |
迷ったら、「会議の多くはWeb会議か、対面か」から決めます。Web会議が中心で、すでに会社で契約しているサービスに機能があるなら、まずそれを確かめるのが近道です。新しいツールを増やさずにすむからです。
公式の説明で確かめる10項目
結論：下の10項目を、各社のプライバシーポリシー・利用規約・ヘルプ・法人向けプランの説明で確かめます。確かめた日も一緒に書いておきます。
チェック表として印刷・コピーして使えるように、10項目を下の箱にまとめました。
AI議事録ツールの確認10項目（ツール名：＿＿＿＿ 確認日：＿＿＿＿）
データの扱い（1〜4）
1. 学習への利用：録音や文字起こしが、AIの学習に使われるか。使われる場合、止める設定があるか。法人向けのプランで扱いが違うか
2. 保存先と保存期間：データがどの国・どの事業者のサーバーに、どのくらいの期間保存されるか
3. 削除：利用者が録音・文字起こし・要約を消せるか。消したあと、サービス側にいつまで残るか。解約したときはどうなるか
4. 共有リンク：議事録を共有するリンクに、期限やパスワードを付けられるか。「リンクを知っている人はだれでも見られる」設定を、管理者が止められるか
管理のしかた（5〜7）
5. 管理者の機能：会社として、使う人のアカウントをまとめて管理できるか（追加・停止・権限）
6. 退職者の扱い：退職した人のアカウントを止め、その人が録ったデータを会社に引き継げるか
7. ログ：だれが、いつ、どの議事録を見た・消したか、管理者があとから確かめられるか
会社として見ておくこと（8〜10）
8. 認証の公開：運営会社がISMSなどの認証を取っていると書いている場合、ISMS-AC（情報マネジメントシステム認定センター）の公開リストで確かめる（公開を希望しない組織はリストに出ないこともある）
9. 録音の同意：参加者に録音を知らせる機能や、録音中だと分かる表示があるか。なくても、運用で伝える
10. 規約の変更の知らせ方：利用規約やプライバシーポリシーが変わったとき、どう知らせると書いているか
見た文書：プライバシーポリシー／利用規約／ヘルプ／法人向けプランの説明
ISMSの考え方でいえば、これは外部のサービスを選ぶときの確認そのものです。記事①の「申請のときの確認4点」を、議事録ツール向けに細かくしたものと考えてください。
申請から承認までの流れと、確認4点は、生成AIの社内ルールはA4一枚でいいで説明しています。
8つのツールを10項目で確かめた結果（2026年10月11日時点）
結論：10項目を全部、公式の説明で埋められるツールはありませんでした。表の「記載なし」のマスが、契約の前に問い合わせで聞くところです。とくに差が大きいのは「学習への利用」「退職者の扱い」「SSO」の3つです。
- 学習への利用：Nottaは、文字起こしのデータを学習に使うプランがあります（使わないのは「ビジネスPlus」「エンタープライズ」）。Plaudは既定では使わず（設定で協力を選んだときだけ）、Zoom・Microsoft・Googleは学習に使わない、と説明しています
- 退職者の扱い：Nottaのビジネス以上は、メンバーを消すとデータがオーナーに移ります。Plaud Teamは、メンバーを消すとその人のデータもチームから消えます。正反対なので、退職の手順を決める前に確かめます
- SSO：NottaはエンタープライズだけでSAML SSOに対応。Plaud TeamはGoogle・Appleのログインだけです
表の見方
- 各社の公式サイト・ヘルプ・利用規約・プライバシーポリシーだけを、2026年10月11日に読んでまとめました。料金やプランは変わるので、申し込む前に公式で確かめてください
- 「記載なし」は、公式の文書を読んでも説明が見つからなかった、という意味です。機能がないとは限りません
- 順位や点数は付けていません。料金は確認日の通常価格で、税込み・税別を書き分けています
専用のツール（アプリ型・レコーダー型）
| 確認項目 | Notta | Notta Memo | Zenchord 1 | Plaud | WITH TEAM AI文字起こし |
|---|---|---|---|---|---|
| どんなものか | アプリ・Webで録音、文字起こし、要約 | カード型の録音機。データはNottaのアプリで処理 | イヤホン型の録音機。データはNottaのアプリで処理 | 録音機とアプリ。個人用とPlaud Team（会社用） | 音声ファイルを上げて文字起こしだけ（要約の機能の記載なし） |
| 運営 | Notta株式会社 | Notta株式会社 | 日本の販売元は株式会社Acalie。AIの処理はNotta | Plaud Inc.（米国）。日本法人はPLAUD株式会社 | 株式会社サクラボ（仙台市） |
| 1 学習への利用 | 文字起こしのデータは、国内の音声認識の協力会社がランダムに選んで学習に使う。使わないのは「ビジネスPlus」「エンタープライズ」。要約などのAIには、どのプランでも学習用に出さない | 販売ページは「明示的な許可なしにAIモデルの学習に使用されることはありません」。Nottaのヘルプとの関係は記載なし（注1） | 記載なし（処理はNotta） | 既定では学習に使わない。使うのは、設定で協力を選んだ範囲だけ | 「AIエンジン側で音声・動画が目的外に使われない」「AIサーバーにログを残さない」 |
| 2 保存先と保存期間 | 東京のデータセンター（AWS）。期間の定めは記載なし（エンタープライズは自動削除を1〜365日で設定できる） | Nottaと同じ。本体に最大30時間録音し、つなぐとアプリへ送る | 日本国内のサーバー。本体にメモリはない | 日本向けはAWS東京。要約などのAIは米国のモデルも使う（注2）。アカウントがある間は保持 | 自社のサーバー。上げた日から1か月で自動削除。サーバーの国は記載なし |
| 3 削除 | ゴミ箱へ移り、30日後に完全削除。すぐ消すこともできる | Nottaと同じ | Nottaと同じ | アプリで削除（ゴミ箱からも消すと完全削除）。アカウントを消すと関連データも削除 | 1か月で自動削除。すぐ消す方法は記載なし |
| 4 共有リンク | 全プランで社外向けの共有リンク。期限とパスワードを付けられる。ログインなしで見られる | Nottaと同じ | Nottaと同じ | Plaud Teamは、メンバーだけに閲覧専用で共有。社外の人は見られない。個人プランは記載なし | 記載なし |
| 5 管理者の機能 | ビジネス以上：権限・セキュリティの管理、IP制限 | Nottaのプランによる | Nottaのプランによる | Plaud Team：招待・削除・権限の管理。管理者もメンバーの中身は見られない | 記載なし（個人で使うサービス） |
| 6 退職者の扱い | ビジネス以上：メンバーを消すと、データはオーナーに移る | Nottaのプランによる | Nottaのプランによる | Plaud Team：メンバーを消すと、その人の録音・ノートもチームから消える（共有済みのものを除く） | 記載なし |
| 7 ログ | 操作ログはエンタープライズ | Nottaのプランによる | Nottaのプランによる | 記載なし | 記載なし |
| 8 認証（公式の記載） | ISO/IEC 27001、SOC 2 Type2 | Nottaと同じ | 販売元は「国際的なセキュリティ認証も取得済み」（Nottaの認証） | ISO 27001、ISO 27701、SOC 2 Type II など | ISO/IEC 27001:2022 |
| 9 録音の同意 | 記載なし | 記載なし | 記載なし | 製品ページに「録音を始める前に、参加者に伝え、同意を得てください」 | 記載なし |
| 10 規約の変更の知らせ方 | 利用規約は会社が適当と判断する方法で通知。プライバシーポリシーは通知かサイトへの掲示 | Nottaと同じ | Nottaと同じ | 重大な変更は、ポップアップ・通知・メールなどで前もって知らせる | 確認できなかった（注3） |
| SSO | SAML SSOはエンタープライズ | Nottaのプランによる | Nottaのプランによる | 使えるのはGoogle・Appleでのログインだけ。SAMLなど会社向けのSSOは未対応 | 記載なし（登録は名前とメールアドレス） |
| 2段階認証 | 記載なし（ヘルプに項目なし） | Nottaと同じ | Nottaと同じ | 記載なし | 記載なし |
| 料金 | 税込：無料0円／プレミアム 月1,185円（年払い14,220円）／ビジネス 月2,508円（年払い30,096円）。ビジネスPlus 年64,800円（税別）。エンタープライズは問い合わせ | 本体23,500円（税込）。Type-Cのケース付きは25,500円（税込） | 本体26,980円（税込） | 税込：本体27,500〜30,800円（機種による）。AIプラン Pro 年16,800円・Unlimited 年40,000円。Plaud Team 1人 月6,270円（月払い）・月4,216.67円（年払い）（Plaud Teamは税込・税別の表示なし。2026年11月30日までの申し込みには特典の価格がある） | 1分30円（税込33円）。最低66円（税込）。月額なし。カード払いだけ |
| 無料の範囲 | 無料プラン：月120分、1回3分まで。法人向けは7日間の無料トライアル | 購入特典で月600分 | 購入者向けのプランで月300分 | 無料プランで月300分（本体の購入者向け）。Plaud Teamの無料トライアルはなし | 音声の最初の部分を無料で文字起こし |
Notta
- どんなものか
- アプリ・Webで録音、文字起こし、要約
- 運営
- Notta株式会社
- 1 学習への利用
- 文字起こしのデータは、国内の音声認識の協力会社がランダムに選んで学習に使う。使わないのは「ビジネスPlus」「エンタープライズ」。要約などのAIには、どのプランでも学習用に出さない
- 2 保存先と保存期間
- 東京のデータセンター（AWS）。期間の定めは記載なし（エンタープライズは自動削除を1〜365日で設定できる）
- 3 削除
- ゴミ箱へ移り、30日後に完全削除。すぐ消すこともできる
- 4 共有リンク
- 全プランで社外向けの共有リンク。期限とパスワードを付けられる。ログインなしで見られる
- 5 管理者の機能
- ビジネス以上：権限・セキュリティの管理、IP制限
- 6 退職者の扱い
- ビジネス以上：メンバーを消すと、データはオーナーに移る
- 7 ログ
- 操作ログはエンタープライズ
- 8 認証（公式の記載）
- ISO/IEC 27001、SOC 2 Type2
- 9 録音の同意
- 記載なし
- 10 規約の変更の知らせ方
- 利用規約は会社が適当と判断する方法で通知。プライバシーポリシーは通知かサイトへの掲示
- SSO
- SAML SSOはエンタープライズ
- 2段階認証
- 記載なし（ヘルプに項目なし）
- 料金
- 税込：無料0円／プレミアム 月1,185円（年払い14,220円）／ビジネス 月2,508円（年払い30,096円）。ビジネスPlus 年64,800円（税別）。エンタープライズは問い合わせ
- 無料の範囲
- 無料プラン：月120分、1回3分まで。法人向けは7日間の無料トライアル
Notta Memo
- どんなものか
- カード型の録音機。データはNottaのアプリで処理
- 運営
- Notta株式会社
- 1 学習への利用
- 販売ページは「明示的な許可なしにAIモデルの学習に使用されることはありません」。Nottaのヘルプとの関係は記載なし（注1）
- 2 保存先と保存期間
- Nottaと同じ。本体に最大30時間録音し、つなぐとアプリへ送る
- 3 削除
- Nottaと同じ
- 4 共有リンク
- Nottaと同じ
- 5 管理者の機能
- Nottaのプランによる
- 6 退職者の扱い
- Nottaのプランによる
- 7 ログ
- Nottaのプランによる
- 8 認証（公式の記載）
- Nottaと同じ
- 9 録音の同意
- 記載なし
- 10 規約の変更の知らせ方
- Nottaと同じ
- SSO
- Nottaのプランによる
- 2段階認証
- Nottaと同じ
- 料金
- 本体23,500円（税込）。Type-Cのケース付きは25,500円（税込）
- 無料の範囲
- 購入特典で月600分
Zenchord 1
- どんなものか
- イヤホン型の録音機。データはNottaのアプリで処理
- 運営
- 日本の販売元は株式会社Acalie。AIの処理はNotta
- 1 学習への利用
- 記載なし（処理はNotta）
- 2 保存先と保存期間
- 日本国内のサーバー。本体にメモリはない
- 3 削除
- Nottaと同じ
- 4 共有リンク
- Nottaと同じ
- 5 管理者の機能
- Nottaのプランによる
- 6 退職者の扱い
- Nottaのプランによる
- 7 ログ
- Nottaのプランによる
- 8 認証（公式の記載）
- 販売元は「国際的なセキュリティ認証も取得済み」（Nottaの認証）
- 9 録音の同意
- 記載なし
- 10 規約の変更の知らせ方
- Nottaと同じ
- SSO
- Nottaのプランによる
- 2段階認証
- Nottaと同じ
- 料金
- 本体26,980円（税込）
- 無料の範囲
- 購入者向けのプランで月300分
Plaud
- どんなものか
- 録音機とアプリ。個人用とPlaud Team（会社用）
- 運営
- Plaud Inc.（米国）。日本法人はPLAUD株式会社
- 1 学習への利用
- 既定では学習に使わない。使うのは、設定で協力を選んだ範囲だけ
- 2 保存先と保存期間
- 日本向けはAWS東京。要約などのAIは米国のモデルも使う（注2）。アカウントがある間は保持
- 3 削除
- アプリで削除（ゴミ箱からも消すと完全削除）。アカウントを消すと関連データも削除
- 4 共有リンク
- Plaud Teamは、メンバーだけに閲覧専用で共有。社外の人は見られない。個人プランは記載なし
- 5 管理者の機能
- Plaud Team：招待・削除・権限の管理。管理者もメンバーの中身は見られない
- 6 退職者の扱い
- Plaud Team：メンバーを消すと、その人の録音・ノートもチームから消える（共有済みのものを除く）
- 7 ログ
- 記載なし
- 8 認証（公式の記載）
- ISO 27001、ISO 27701、SOC 2 Type II など
- 9 録音の同意
- 製品ページに「録音を始める前に、参加者に伝え、同意を得てください」
- 10 規約の変更の知らせ方
- 重大な変更は、ポップアップ・通知・メールなどで前もって知らせる
- SSO
- 使えるのはGoogle・Appleでのログインだけ。SAMLなど会社向けのSSOは未対応
- 2段階認証
- 記載なし
- 料金
- 税込：本体27,500〜30,800円（機種による）。AIプラン Pro 年16,800円・Unlimited 年40,000円。Plaud Team 1人 月6,270円（月払い）・月4,216.67円（年払い）（Plaud Teamは税込・税別の表示なし。2026年11月30日までの申し込みには特典の価格がある）
- 無料の範囲
- 無料プランで月300分（本体の購入者向け）。Plaud Teamの無料トライアルはなし
WITH TEAM AI文字起こし
- どんなものか
- 音声ファイルを上げて文字起こしだけ（要約の機能の記載なし）
- 運営
- 株式会社サクラボ（仙台市）
- 1 学習への利用
- 「AIエンジン側で音声・動画が目的外に使われない」「AIサーバーにログを残さない」
- 2 保存先と保存期間
- 自社のサーバー。上げた日から1か月で自動削除。サーバーの国は記載なし
- 3 削除
- 1か月で自動削除。すぐ消す方法は記載なし
- 4 共有リンク
- 記載なし
- 5 管理者の機能
- 記載なし（個人で使うサービス）
- 6 退職者の扱い
- 記載なし
- 7 ログ
- 記載なし
- 8 認証（公式の記載）
- ISO/IEC 27001:2022
- 9 録音の同意
- 記載なし
- 10 規約の変更の知らせ方
- 確認できなかった（注3）
- SSO
- 記載なし（登録は名前とメールアドレス）
- 2段階認証
- 記載なし
- 料金
- 1分30円（税込33円）。最低66円（税込）。月額なし。カード払いだけ
- 無料の範囲
- 音声の最初の部分を無料で文字起こし
- 注1（Notta Memo）：Nottaのヘルプは「文字起こしのデータは学習に使う（ビジネスPlus・エンタープライズを除く）」、Notta Memoの販売ページは「許可なしに学習に使わない」と書いていて、説明がそろっていません。Memoの録音もNottaのアカウントで処理されるので、この表ではヘルプの説明を基準にしました。契約の前に問い合わせて確かめてください
- 注2（Plaud）：保存先は日本（AWS東京）でも、要約などに使うAI（GPT・Claude・Gemini）は米国でホストされたものを使う、と説明しています。また、AIデータの説明のページは「既定では端末に保存し、クラウドへの同期は選んだ人だけ」、セキュリティのページは「Plaud Teamではクラウドへの同期は既定でオンで、変えられない」と書いています。使うプランでどちらになるかを確かめてください
- 注3（WITH TEAM AI文字起こし）：プライバシーポリシーのリンク先が、別のサービスの終了のお知らせ（人の手による文字起こしサービス。2026年9月30日終了）になっていました（2026年10月11日確認）。契約の前に問い合わせて確かめてください
Web会議に付いている機能
すでに会社で契約しているなら、新しいツールを増やす前に、今の契約でどこまで設定できるかを確かめます。上の専用のツールと「どちらが上か」は比べていません。
| 確認項目 | Zoom（AI Companion・録画の文字起こし） | Microsoft Teams（文字起こし・要約） | Google Meet（文字起こし・自動メモ） |
|---|---|---|---|
| 1 学習への利用 | 会議の音声・映像・チャットなどを、ZoomやほかのAIの学習に使わない。AI機能のオン・オフは管理者が決める | Microsoft Copilot（旧 Microsoft 365 Copilot）の入力・応答・社内のデータ（Microsoft Graph 経由）を、基盤のAIの学習に使わない | 許可なく、会社の外で生成AIの学習に使わない。人によるレビューもしない |
| 2 保存先と保存期間 | 有料プランは、録画・文字起こしの保存先に日本を選べる（アカウント情報などは米国）。録画は日数を決めて自動削除できる | OneDrive・SharePointに保存。新しいテナントは日本、以前からの日本のテナントはアジア太平洋。録画・文字起こしは既定で120日で期限切れ（日数は変えられる） | 主催者のGoogleドライブに保存。保存地域で選べるのは米国・EUで、日本は選べない（Business Standard以上） |
| 3 削除 | ホストが削除できる。削除して30日はごみ箱から戻せる設定がある | OneDrive・SharePointのファイルとして削除 | 記載なし（ドライブのファイルとして扱う） |
| 4 共有リンク | 共有の可否・パスコード・見る前の認証・ダウンロードの可否を管理者が決められる | OneDrive・SharePointの共有設定に従う。ダウンロードを止める設定がある | メモを参加者に自動で共有する設定と、組織の中だけに限る設定がある |
| 5 管理者の機能 | ユーザー管理（プロ以上）、管理ポータル（ビジネス以上） | 管理センターの会議ポリシーで録画・文字起こしを決める | 管理コンソールで文字起こし・メモの機能を管理 |
| 6 退職者の扱い | 記載なし（今回読んだ範囲） | OneDrive・SharePointの標準の手順に従う | 記載なし（今回読んだ範囲） |
| 7 ログ | 管理者の操作ログ（プロ以上） | Microsoft Purviewの監査（標準の保存は180日） | ドライブ・Meetのログ（エディションで範囲が違う） |
| 8 認証（公式の記載） | ISO 27001 | ISO/IEC 27001 | Google Cloud・Google WorkspaceでISO/IEC 27001 |
| 9 録音の同意 | 録画中は参加者に知らせる（止められない） | 管理者が、参加者の同意を必須にできる | 管理者が同意を求める設定ができる。自動メモの間は参加者に表示 |
| SSO | SAML SSOはビジネス以上 | Microsoft Entra ID（会社のアカウント） | Google Workspaceの会社のアカウント |
| 2段階認証 | プロ以上で、管理者が全員に必須にできる | Entra IDの「セキュリティの既定値群」で、全員に多要素認証を求められる | 管理者が組織で2段階認証を必須にできる |
| 料金 | プロ 月16.99ドル（月払い）・月14.16ドル（年払い）／ビジネス 月21.99ドル・月18.33ドル（注4） | Microsoft 365 Business Basic（Teamsを含む）1人 月1,049円相当（年払い・税別）。要約を含むTeams Premiumは追加で1人 月1,499円相当（年払い・税別） | Business Starter 1人 月800円／Business Standard 1人 月1,600円（年間プラン・税別。割引の期間を除く通常の価格）。文字起こしはBusiness Standard以上 |
| 無料の範囲 | 無料プランは、会議が1回40分まで。会議の要約は月3回（主催する会議）まで | Teams Premiumは1か月の無料試用 | 14日間の試用 |
Zoom（AI Companion・録画の文字起こし）
- 1 学習への利用
- 会議の音声・映像・チャットなどを、ZoomやほかのAIの学習に使わない。AI機能のオン・オフは管理者が決める
- 2 保存先と保存期間
- 有料プランは、録画・文字起こしの保存先に日本を選べる（アカウント情報などは米国）。録画は日数を決めて自動削除できる
- 3 削除
- ホストが削除できる。削除して30日はごみ箱から戻せる設定がある
- 4 共有リンク
- 共有の可否・パスコード・見る前の認証・ダウンロードの可否を管理者が決められる
- 5 管理者の機能
- ユーザー管理（プロ以上）、管理ポータル（ビジネス以上）
- 6 退職者の扱い
- 記載なし（今回読んだ範囲）
- 7 ログ
- 管理者の操作ログ（プロ以上）
- 8 認証（公式の記載）
- ISO 27001
- 9 録音の同意
- 録画中は参加者に知らせる（止められない）
- SSO
- SAML SSOはビジネス以上
- 2段階認証
- プロ以上で、管理者が全員に必須にできる
- 料金
- プロ 月16.99ドル（月払い）・月14.16ドル（年払い）／ビジネス 月21.99ドル・月18.33ドル（注4）
- 無料の範囲
- 無料プランは、会議が1回40分まで。会議の要約は月3回（主催する会議）まで
Microsoft Teams（文字起こし・要約）
- 1 学習への利用
- Microsoft Copilot（旧 Microsoft 365 Copilot）の入力・応答・社内のデータ（Microsoft Graph 経由）を、基盤のAIの学習に使わない
- 2 保存先と保存期間
- OneDrive・SharePointに保存。新しいテナントは日本、以前からの日本のテナントはアジア太平洋。録画・文字起こしは既定で120日で期限切れ（日数は変えられる）
- 3 削除
- OneDrive・SharePointのファイルとして削除
- 4 共有リンク
- OneDrive・SharePointの共有設定に従う。ダウンロードを止める設定がある
- 5 管理者の機能
- 管理センターの会議ポリシーで録画・文字起こしを決める
- 6 退職者の扱い
- OneDrive・SharePointの標準の手順に従う
- 7 ログ
- Microsoft Purviewの監査（標準の保存は180日）
- 8 認証（公式の記載）
- ISO/IEC 27001
- 9 録音の同意
- 管理者が、参加者の同意を必須にできる
- SSO
- Microsoft Entra ID（会社のアカウント）
- 2段階認証
- Entra IDの「セキュリティの既定値群」で、全員に多要素認証を求められる
- 料金
- Microsoft 365 Business Basic（Teamsを含む）1人 月1,049円相当（年払い・税別）。要約を含むTeams Premiumは追加で1人 月1,499円相当（年払い・税別）
- 無料の範囲
- Teams Premiumは1か月の無料試用
Google Meet（文字起こし・自動メモ）
- 1 学習への利用
- 許可なく、会社の外で生成AIの学習に使わない。人によるレビューもしない
- 2 保存先と保存期間
- 主催者のGoogleドライブに保存。保存地域で選べるのは米国・EUで、日本は選べない（Business Standard以上）
- 3 削除
- 記載なし（ドライブのファイルとして扱う）
- 4 共有リンク
- メモを参加者に自動で共有する設定と、組織の中だけに限る設定がある
- 5 管理者の機能
- 管理コンソールで文字起こし・メモの機能を管理
- 6 退職者の扱い
- 記載なし（今回読んだ範囲）
- 7 ログ
- ドライブ・Meetのログ（エディションで範囲が違う）
- 8 認証（公式の記載）
- Google Cloud・Google WorkspaceでISO/IEC 27001
- 9 録音の同意
- 管理者が同意を求める設定ができる。自動メモの間は参加者に表示
- SSO
- Google Workspaceの会社のアカウント
- 2段階認証
- 管理者が組織で2段階認証を必須にできる
- 料金
- Business Starter 1人 月800円／Business Standard 1人 月1,600円（年間プラン・税別。割引の期間を除く通常の価格）。文字起こしはBusiness Standard以上
- 無料の範囲
- 14日間の試用
- 項目10（規約の変更の知らせ方）は、この3つについては今回は確かめていません
- 注4（Zoom）：料金のページと製品のページで、表示の金額が違っていました（製品のページは「15.99ドル（月額請求）」）。日本円の金額と税は、申し込みの画面で確かめてください
認証は「公開の一覧」で確かめられないことがある
8つの運営会社（日本法人を含む）は、ISMS-ACの公開の一覧（ISMS認証取得組織検索）では確認できませんでした。ただし、ISMS-AC以外の認定機関（海外など）の認証や、公開を希望しない組織は、この一覧に出ません（ISMS-ACのよくある質問）。公式サイトに認証を書いているツールは、認証登録証の写しと、認証の範囲を見せてもらって確かめます。
出典：各社の公式サイト・ヘルプ・利用規約・プライバシーポリシー、ISMS-AC（すべて2026年10月11日確認）。一覧は記事の最後の「参考資料」にあります。
運営会社に聞くときの質問の例
結論：公式のページで分からない項目は、問い合わせで聞きます。答えはメールなど、あとで見返せる形でもらいましょう。
- 「法人向けプランで、録音と文字起こしのデータはAIの学習に使われますか。使われない場合、そのことはどの文書に書かれていますか」
- 「データはどの国のサーバーに保存されますか。保存期間と、削除したあとに残る期間を教えてください」
- 「退職した社員のアカウントを止めたとき、その人の議事録を管理者が引き継げますか」
- 「共有リンクを、社内の人だけ・期限つきにする設定はありますか。管理者が一括で止められますか」
- 「だれが議事録を見たか・消したかの記録は、管理者が見られますか」
- 「ISO/IEC 27001などの認証の、登録証の写しと認証の範囲を見せてもらえますか」
SSOがない小さな会社の最低限
結論：社員全員のログインをまとめる仕組み（SSO）がなくても、5つのことを決めておけば、大きな穴はふさげます。
大きな会社向けの記事では、SSO（ひとつのIDで複数のサービスにログインする仕組み）や、アカウントを自動で作る・消す仕組みが前提になっていることがあります。社員が数十人の会社では、そこまでなくても、次の5つで十分に始められます。
- 共有アカウントを使わない：1つのIDをみんなで使うと、だれが何をしたか分からず、退職した人も使えてしまいます。1人1アカウントにします
- ログインに2段階の確認を付ける：パスワードのほかに、スマホの確認コードなどを使う設定があれば、オンにします。ヘルプに説明が見当たらないツールもあります（上の比較表）。その場合は運営会社に聞き、なければパスワードを使い回さないことを徹底します
- 退職のときに止める手順を決める：退職の手続きの紙に「議事録ツールのアカウントを止める」を1行足します
- 共有リンクのルールを決める：社外に送らない。送るときは期限を付ける
- 保存期間を決めて消す：議事録ができたら録音を消す、など。残すほど、もれたときの影響が大きくなります
録音の前のひとこと
結論：録音を始める前に、「何のために録るか」と「録音をいつ消すか」をひとこと伝えます。社外の人がいる会議では、相手の会社のルールも確かめます。
『ミナト精密のAI係』「録りますね、のひとこと」
漫画の内容を文字で読む
- 1コマ目：会議室。かおり「今日の打合せ、議事録を作るために録音してもいいですか？」
- 2コマ目：腕を組む大石さん「……録ったのは、どうするんだ」
- 3コマ目：かおり「議事録ができたら、録音は消します」
- 4コマ目：窓辺のホウ先生「何に使うか、いつ消すか。それを言えば安心じゃ」
個人情報保護委員会のQ&Aでは、電話の通話を録音する場合について、通話の内容から特定の人が分かるなら個人情報に当たり、事業者には利用目的を知らせるか公表する義務がある一方で、録音していることを伝える義務まではない、と説明しています（Q1-10）。
それでも、社内の会議で黙って録ると、あとで分かったときに信頼を失います。法律で求められているかどうかとは別に、ひとこと伝えるのが、続けられる運用です。
- 社内の会議：「議事録を作るために録音します。議事録ができたら、録音は消します」
- 社外の人がいる会議：「議事録のために録音してもよろしいでしょうか。御社で録音の決まりがあれば教えてください」
- 朝礼・現場の打合せ：「今日の連絡を記録するために録音します。終わったら止めます」
取引先との打合せでは、相手の会社が録音を断ることもあります。そのときは録らずに、手でメモを取ります。秘密を守る約束（秘密保持契約）がある取引先の話を、どのツールで扱ってよいかは、記事①のテンプレートの第3条（取引先との契約や指示を優先）で判断します。
無料で試すときに、分かること・分からないこと
結論：無料の期間で分かるのは「使い勝手」と「文字起こしの精度」です。「データが本当にどう扱われているか」は、試しても分かりません。そこは公式の文書で確かめます。
| 試して分かること | 試しても分からないこと |
|---|---|
| 文字起こしの精度（声の大きさ、話す速さ、方言、専門用語） | 学習に使われているかどうか |
| 要約や「決まったこと」の拾い方 | サーバーの場所と、本当に消えたかどうか |
| 管理者の画面の使いやすさ | 事故が起きたときの対応 |
| 共有リンクの設定の細かさ | 規約が変わったときの知らせ方 |
試すときは、本物の会議を録らないようにします。架空の会社名・人名・数字で台本を作り、社員2〜3人で読み上げて録れば、精度は十分に確かめられます。台本に、自社でよく出る専門用語や部品の呼び方（架空の型番など）を入れておくと、現場で使えるかどうかが分かります。
『ミナト精密のAI係』「機械の音で無理だ」
漫画の内容を文字で読む
- 1コマ目：工場の休憩スペース。大石さん「工場の音で、録音なんか無理だ」
- 2コマ目：かおり「じゃあ、架空の台本で試してみましょう」
- 3コマ目：佐野くん「本物の打合せは録らないで、ですね」
- 4コマ目：窓辺のホウ先生「品質改善と同じじゃ。小さく試すのじゃ」
工場の近くなど音の大きな場所では、静かな会議室より誤りが増えることが考えられます。会議室・休憩所・機械の近くのように場所を変えて、同じ台本で比べてみると、どこまで使えるかが見えてきます。
よくある質問
Q1. 個人の無料アカウントで、会議を録ってもいいですか？
業務の会議は、会社が認めたツールの会社のアカウントで録りましょう。個人のアカウントだと、退職したあともデータがその人の手元に残り、会社から消せません。
Q2. スマホの録音アプリで録って、あとでAIに文字起こしさせるのは？
録った音声をどのサービスに送るかで、確かめることは同じです。文字起こしに使うサービスについて、10項目を確かめてください。録音ファイルがスマホに残り続けないよう、消すタイミングも決めておきます。
Q3. AIの要約を、そのまま議事録として配ってもいいですか？
配る前に、人が確かめましょう。AIの要約は、決まったことや数字を取り違えることがあります。とくに金額・日付・担当者は、録音や手元のメモと照らし合わせます。
Q4. 社外の人がいる会議は、録らないほうがいいですか？
録るなら、先に相手に聞きます。相手の会社に録音の決まりがあることもあります。断られたら、録らずにメモを取ります。
Q5. 録音データは、いつ消せばいいですか？
決まった答えはありませんが、「議事録ができて、参加者が確認したら消す」と決めておくと、運用しやすくなります。残す必要がある会議（契約に関わる打合せなど）だけ、保存場所と期間を決めて残します。
チャットのAIに何を入れてよいかは、AIに入れていい情報・ダメな情報（早見表）で説明しています。
まとめ：機能より先に、データの扱い
- まず3つのタイプ（アプリ型・Web会議に付いている機能・レコーダー型）から選ぶ
- 10項目を公式の説明で確かめ、確認した日を書いておく
- SSOがなくても、1人1アカウント・2段階の確認・退職のときに止める・共有リンクのルール・保存期間の5つで穴をふさぐ
- 録音の前に、何に使うか・いつ消すかをひとこと伝える
- 無料で試すときは、架空の台本で。データの扱いは試しても分からないので、公式の文書で確かめる
この記事を書いた人・運営者情報
- 執筆：現場のAIノート編集部（IT業界で長く働き、ISMSの導入と運用を回してきたメンバーが書いています。仕事で知った会社や取引先の情報は書きません）
- この記事でのAIの使い方：構成の下書きにAIを使い、個人情報保護委員会の資料・ISMS-ACの案内は、人が原文を読んで確かめています
- 確認日：2026年10月11日
参考資料（2026年10月11日閲覧）
- 個人情報保護委員会 よくある質問 Q1-10「顧客との電話の通話内容は個人情報に該当しますか。また、通話内容を録音している場合、録音している旨を相手方に伝えなければなりませんか。」（令和4年4月更新） https://www.ppc.go.jp/all_faq_index/faq1-q1-10/
- 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（特定の個人を識別できる音声録音情報） https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/
- ISMS-AC「ISMS認証取得組織検索」 https://isms.jp/lst/ind/ ／よくある質問（FAQ3 Q3004） https://isms.jp/faq/faq3.html
比較表の出典（各社の公式。すべて2026年10月11日確認）
- Notta：セキュリティ https://www.notta.ai/security ／料金プラン https://www.notta.ai/pricing ／法人向けサービス https://www.notta.ai/business ／ヘルプ「AI学習について」 https://support.notta.ai/hc/ja/articles/25948519611291 ／「データの削除・復元」 https://support.notta.ai/hc/ja/articles/13101460310939 ／「共有リンクを使った外部へのノート共有」 https://support.notta.ai/hc/ja/articles/12608336275611 ／「契約期間の途中で、利用者を変更することはできますか？」 https://support.notta.ai/hc/ja/articles/42132982030235 ／「Nottaプラン別機能一覧」 https://support.notta.ai/hc/ja/articles/37475110506907 ／自動削除（英語） https://support.notta.ai/hc/en-us/articles/23725420144667 ／利用規約 https://www.notta.ai/terms ／プライバシーポリシー https://www.notta.ai/privacy
- Notta Memo：商品ページ https://shop.notta.ai/ja-jp/products/notta-memo-jp ／製品ページ https://www.notta.ai/hardware/memo ／Type-C充電モデル https://shop.notta.ai/ja-jp/products/memo-type-c
- Zenchord 1（ZENCHORD1）：株式会社Acalie https://www.zenchord-acalie.jp/ ／よくある質問 https://zenchord-acalie.jp/faq ／公式ショップ https://www.acaliesmart.jp/view/item/000000000006
- Plaud：プライバシー保護 https://jp.plaud.ai/pages/trust ／日本のデータの取り組み https://jp.plaud.ai/pages/japan-privacy-security ／AIデータ利用の透明性に関するポリシー https://jp.plaud.ai/pages/ai-data-usage-transparency-policy ／料金 https://jp.plaud.ai/pages/plaud-ai-plan-pricing ／Plaud Team https://jp.plaud.ai/pages/plaud-team ／ヘルプ（メンバー管理） https://support.plaud.ai/hc/ja/articles/57744130935961 ／ヘルプ（共有） https://support.plaud.ai/hc/ja/articles/57138357578649 ／ヘルプ（ログイン設定） https://support.plaud.ai/hc/ja/articles/50913509647513 ／プライバシー通知 https://jp.plaud.ai/pages/privacy-policy
- WITH TEAM AI文字起こし：サービスのページ https://withteam.jp/aimojiokoshi/ ／よくある質問 https://withteam.jp/aimojiokoshi/faq/ ／株式会社サクラボ 会社概要 https://sakurabo.co.jp/about/company.html
- Zoom：料金 https://www.zoom.com/ja/pricing/ ／Zoom Workplace プロ https://www.zoom.com/ja/products/collaboration-tools/zoom-workplace-pro/ ／データの管理と保管場所 https://support.zoom.com/hc/ja/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0066481 ／クラウドレコーディング設定 https://support.zoom.com/hc/ja/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0065363 ／二段階認証 https://support.zoom.com/hc/ja/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0066066 ／管理者アクティビティログ https://support.zoom.com/hc/ja/article?id=zm_kb&sysparm_article=KB0067254 ／ISO 27001 https://www.zoom.com/ja/trust/legal-compliance/iso-27001/
- Microsoft：Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ https://learn.microsoft.com/ja-jp/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy ／Teams のデータの場所 https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/privacy/location-of-data-in-teams ／会議の文字起こし https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/meeting-transcription-captions ／レコーディングの有効期限 https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/manage-teams-recording-expiration-policy ／レコーディング ポリシー https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/meeting-recording ／録画と文字起こしの保存 https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/tmr-meeting-recording-change ／Purview 監査 https://learn.microsoft.com/ja-jp/purview/audit-get-started ／セキュリティの既定値群 https://learn.microsoft.com/ja-jp/entra/fundamentals/security-defaults ／ISO/IEC 27001 https://learn.microsoft.com/ja-jp/compliance/regulatory/offering-iso-27001 ／Microsoft 365 ビジネスプランの比較 https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products ／Teams Premium https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/premium
- Google：生成AIのプライバシー ハブ https://support.google.com/a/answer/15706919?hl=ja ／Meet の文字起こし https://support.google.com/meet/answer/12849897?hl=ja ／Meet の自動メモ生成 https://support.google.com/meet/answer/14754931?hl=ja ／データ リージョン https://support.google.com/a/answer/7630496?hl=ja ／2 段階認証プロセス https://support.google.com/a/answer/175197?hl=ja ／ISO/IEC 27001 https://cloud.google.com/security/compliance/iso-27001?hl=ja ／ドライブのログイベント https://support.google.com/a/answer/4579696?hl=ja ／Google Workspace 料金 https://workspace.google.com/intl/ja/pricing.html
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